Yfirmaður

Ritstjórn
Yfirmaður

Foster Davis & Karen F. Dunlap, The Effective Editor, 2000

Þessi fyrirlestur er fyrir alla, sem vinna með höfundum. Einkum snúum við okkur að fréttastjórum, verkefnastjórum, vaktstjórum og efnisstjórum fjölmiðla, en einnig að bókaritstjórum, netstjórum, almannatenglastjórum. Við viljum hjálpa þeim að þjóna notendum.

Fáir stjórnendur á fjölmiðlum flytja með sér í starfið þá hæfni, sem þeir þurfa. Þeir velta fyrir sér, hvernig þeir geti lyft sér úr meðalmennsku. Þessi fyrirlestur á að gefa nokkur svör við því. Á dagblöðum, í tímaritum, í bókaútgáfum.

Þú lærir af:
1. Fordæmi frægra ritstjóra.
2. Samtali við starfsfólk.
3. Þeim, sem skrifa almennt um hlutverk stjórnenda.

Max Perkins: “Þú veist meira um höfund með því að hlusta á hann heldur en að lesa það, sem hann skrifar.” Oft eru ritstjórar uppteknir við að laga söguna, ekki höfundinn. Margir höfundar lesa sjálfa sig ekki yfir, af því að textinn er ekki lengur þeirra verk.

Þeir, sem eru umhverfis þig, þurfa á því að halda, að þú sýnir hugrekki, hafir innri styrk, verjir góðan texta. Góðir ritstjórar finna tíma og rúm fyrir góðan texta. Stækkun fyrirtækja í fjölmiðlum hefur samt breytt mörgum ritstjórum í framkvæmdastjóra.

Talaðu við starfsfólkið:
Blaðamenn vilja, að ritstjórar segi sér, þegar þeir hafa unnið vel. Og líka, þegar miður hefur gengið. Vertu stuttur og sértækur í athugasemdum þínum. Takmarkið er að bæta höfundinn, sem bætir textann.

Starfaðu með starfsfólkinu: Beztu ritstjórarnir stýra í samstarfi við höfundinn.
Treystu okkur: Treystu höfundi, sem segir, að saga sé eða sé ekki mikilvæg.

Verndaðu góða vinnu: Ritstjórar útvega tíma og pláss í fjölmiðlinum fyrir góða vinnu.
Verndaðu góðan stíl: Ritstjórar knýja fram lagfæringar, nákvæmni, þéttari og betri stíl. Þeir gera ritstjórn óþarfa.

Ritstjóri lærir Peter Drucker, The Effective Executive: 5 reglur:
1. Hafðu sýn yfir tíma þinn. Kortlegðu dagana og sjáðu í hvað orkan fer. Gerðu síðan nauðsynlegar breytingar.

2. Settu fókus á það, sem þú villt verða þekktur fyrir. Spurðu: Hvað get ég gert þessu fyrirtæki að gagni?
3. Byggðu á styrk starfsmanna og leiðbeindu þeim í átt til styrks.

4. Settu fá atriði í forgang. Þú getur valið um að gera marga hluti illa eða fáa hluti vel.
5. Taktu virkar ákvarðanir. Bíddu eftir hentugu tækifæri og taktu þá vitrar ákvarðanir.

Lærðu Stephen Covey, Seven Habits of Highly Successful People:
1. Vertu á undan áætlun. Farðu fram fyrir ástandið, ekki bregðast við þegar gerðum hlutum.

2. Hafðu markmið, persónulega forustu.
3. Hafðu fyrstu atriðin fremst. Eyddu ekki deginum í að slökkva elda.
4. Lærðu að vinna með fólki.
5. Jafnaðu þig. Það er til líf fyrir utan vinnu.

Flestum ritstjórum og öðrum yfirmönnum á ritstjórn er þrýst undirbúningslaust í starfið. Þeir verða að læra í starfinu. Það er ekki nóg að hafa verið góður fréttamaður eða höfundur. Hér eftir þarf þér að takast með því að fá aðra til að skila góðri vinnu.

Af hverju vil ég vera ritstjóri?
* Þar eru meiri peningar.
* Það er betri titill.
* Koma höndum á stýrið.
* Kenna fólki og þjálfa það.
* Hjálpa blaðamönnum.

Yfirmaður á ritstjórn er fastur fyrir, en gargar ekki. Hann þarf samþykki þeirra, sem hann stjórnar. Hann sætir óáþreifanlegri atkvæðagreiðslu undirmanna. Hann vill sýna fólki, hvernig það getur unnið betur. Nafn hans er ekki undir texta, en áhrifin eru mikil.

Hæfileikar yfirmannsins:
* Góður fréttamaður.
* Skrifar góðan texta.
* Talar eins og fullorðinn maður.
* Góður skipuleggjari.
* Hefur gott fréttamat.
* Hefur góðar hugmyndir.
* Hefur næga orku og kímni.

Allt frá fyrsta degi:
* Skrifaðu allt í dagatalið.
* Skrifaðu allt í minnislistann.
* Farðu snemma í vinnu.
* Lærðu um starfsfólkið.
* Gakktu um og ræddu við fólkið.
Ekki forðast fólk á þeirri forsendu, að þú skiljir það ekki.

Þegar þú hefur tekið ábyrgð á verkgæðum annarra, skiptir starf þitt máli á nýjan hátt. Skipulagslaus yfirmennska heftir árangur allra hinna.
Tvær einfaldar reglur:
* Gerðu það, sem þú segist gera.
* Vertu þar, sem þú segist vera.

Skipulag gefur þér meiri tíma með því að spara þér að sóa honum. Skipulagning felst í að temja sér ákveðnar vinnureglur. Þú flokkar atriði á tvennan hátt:
* Eftir málefni.
* Eftir tíma.

Þú þarft þrjú vinnutæki:
* Dagbók, flytjanleg
* Minnisbók, flytjanleg
* Skjalaskápur
Byrjaðu á hefbundnu vinnutæki og farðu síðan í stafrænt, þegar þú ert farinn að átta þig á skipulagi.

Gott er að vera með dagbók og minnisbók, sem fara vel í vasa. Þú þarft að skrifa niður hluti, þótt þú sért ekki við skrifborðið. Ekki nota borðdagbók. Best er að hafa bók, sem í senn er dagbók og minnisbók. Ef hún verður of lítil, má líma inn litla gula miða.

Notaðu dagbókina, minnisbókina og skjalaskápinn daglega. Skrifaðu atriði niður sí og æ. Ef þú samþykkir eitthvað, skaltu skrifa það niður, í dagbókina eða minnisbókina. Mundu eftir gulu miðunum. Byrjaðu og endaðu hvern dag á minnisbókinni.

Fáðu þér umslög utan um A4. Merktu hvert umslag greinilega á fleiri en einum stað. Settu þau í þrjá bunka:
* Brýnt, á borðinu
* Þarft, á borðinu
* Allt hitt, í skápnum, skúffunni

Settu skjöl í tímaröð í hverja möppu, þau nýjustu efst. Flokka má efni möppunnar í þrjá hluta
* Póstur
* Fundir
* Heimildir
Haltu hverjum flokki saman með klemmu. Hver flokkur í tímaröð.

Ef skjölum fjölgar, má fjölga flokkum um þrjá:
* Fólk
* Stjórnsýsla
* Áætlanir
Öll skjöl, sem þú notar mikið, eiga að vera uppi á borði.
Mappa fyrir hvern starfsmann.

Gulu miðarnir voru bylting. Þegar pláss rennur út, seturðu inn gula miða í dagbók og minnisbók. Þú setur þá líka innan á kápu á möppum. Vertu alltaf með tíu gula miða í veski eða minnisbók. Skoðaðu dagbók og minnislista í 35 mínútur í lok hvers dags.

1. Fókusinn:
Minntu þig sífellt á markmið þín sem blaðamanns. Minntu þig á styrkleika þína og byggðu á þeim. Minntu þig á veikleika þína og reyndu að sigrast á þeim.

2. Valdform, sem hentar þér:
* Lögmætt vald
* Sérfræðingsvald
* Umbunarvald
* Fordæmisvald
* Gildishlaðið vald

a. Lögmætt vald:
Vald fylgir titli og ábyrgð. Sumir þola illa skipanir. Blaðamenn eru andvígir valdi. Þeir vilja heldur láta fylla sig eldmóði, sannfæra sig, hvetja sig. Lögmætt vald er góður grunnur, en ekki endastöð.

b. Sérfræðingsvald:
Sumir njóta virðingar vegna alls þess, sem þeir vita. Þeir eru ómissandi. Safnaðu valdi, sem byggist á þekkingu á faginu, sem þú getur deilt til annarra. Þú átt að vera sívaxandi miðstöð þekkingar.

c. Umbunarvald:
Þú hefur vald til að verðlauna fólk og refsa því. Notaðu þetta vald af vísdómi og sanngirni og þú reynist vera fínn stjórnandi. Sendu þakkarorð í tölvupósti. Talaðu þakkir svo hátt, að aðrir heyri. Eða “Ég veit, að þú getur betur.”

d. Fordæmisvald
Framkoma þín er til fyrirmyndar. Fólk leitar til þín og reynir að líkja eftir þér úr fjarlægð. Fordæmisvald byggist á persónulegum eiginleikum, sem njóta virðingar

e. Gildisvald:
Yfirmaðurinn er eins konar Gandhi eða móðir Teresa, ber gildi sín utan á sér. Hann stendur fastur á erfiðum tíma. Hann frestar frétt, sem ekki er nógu góð. Menn vita, að ekki er í myndinni að svindla á honum.

3. Takmörk þín:
Ritstjóri og yfirmaður á ritstjórn ber 20 hatta. Hugsaðu um takmörk þín. Hver eru aðalatriðin og hver eru aukaatriðin? Allir pressa á þig. Finndu jafnvægi og þá lætur þú ekki þrýsta þér. Veldu þér bardaga, sem hægt er að vinna.

20 hattar ritstjórans:
* Fréttamaður. Forvitinn. Spyrill.
* Þjálfari. Sbr. íþróttafélag.
* Kennari. Langtímamál.
* Nemandi. Lærðu af fólki.
* Sálfræðingur.
* Meistari, hljómsveitarstjóri.
* Lesandi. Lestu, lestu, lestu.
* Bókasafnsfræðingur.
* Diplómat. Segðu það fallega.
* Myndritstjóri.
* Grafaritstjóri.
* Verjandi blaðamanna.
* Sækjandi. Yfirheyrðu.
* Húmoristi.
* Trúboði blaðamennskunnar.
* Barnapassari.
* Skriftafaðir.
* Hit Man. Rekur menn.
* Ljósmóðir. Deadline=fæðing.
* Ráðningarstjóri. Góð sambönd.

Sjá nánar:
Foster Davis & Karen F. Dunlap
The Effective Editor, 2000

Fair Use © Jónas Kristjánsson, 2008

Hlé